Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişleri Kılavuzu
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik ortamda düzenlenen muhasebe fişleri ile ilgili kılavuz yayımlandı.Kılavuza göre;
Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi muhasebe fişleri yardımı ile de kayıt yapılabilir. Muhasebe fişi kullanılarak muhasebe ve defter kaydı süreçlerinin yürütüldüğü işletmelerde, işlemler önce belgelere dayanarak muhasebe fişine, buradan da yevmiye defterine kaydedilir.
Muhasebe fişlerine konu işlemlerin en geç 10 gün içinde muhasebe fişi ile kayıt altına alınması ve en geç 45 gün içinde bu fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmekte. VUK’nun “Kayıt Zamanı” başlıklı 219. maddesinde yer alan hüküm uyarınca kayıtların 10 günden fazla geciktirilmesi mümkün olmamakla birlikte, sürekli olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan belgeler ile kayıtların yürütülmesi durumunda işlemlerin muhasebe fişlerine işlenmesi deftere işlenmesi anlamına gelmekte olup, bu kayıtların en geç 45 gün içinde yasal defterlere aktarılması gerekmekte.
Muhasebe fişleri üç ana türde sınıflandırılmakta:
Tahsil Fişi: İşletmenin kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren tahsil fişi, kasaya para girişi olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tahsil fişi kasa hesabı borçlu durumda olacağı zaman kullanılır.
Tediye (Ödeme) Fişi: İşletmenin kasasından çıkan paraların hangi nedenlerle ödendiğini ve hangi hesaplara borç kaydedileceğini gösteren tediye fişi, kasadan para çıkışı olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tediye fişi kasa hesabı alacaklı durumda olacağı zaman kullanılır.
Mahsup Fişi: Kasa hesabını ilgilendirmeyen başka bir ifade ile tamamı nakit olmayan işlemler için düzenlenen fiştir.
E-defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin muhasebe fişlerini de kağıt ve/veya elektronik olarak muhafaza etmesi zorunludur. Muhasebe fişlerinin eskiden olduğu gibi kağıt olarak düzenlenmesi de mümkündür. Elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ise Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya Mali Mühür ile onaylanarak elektronik ortamda saklanması gerekmekte Elektronik ortamda tutulan muhasebe fişlerinin kâğıt ortamdaki halinin hukuki hükmü bulunmamakta.
GİB tarafından yayınlanan “Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz” da; elektronik ortamda oluşturulan “Muhasebe Fişleri”nin içeriğinde yer alması gereken asgari bilgiler, dosya formatları ile bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi sırasında uyulacak teknik usul ve esaslara ilişkin olarak aşağıdaki açıklamalara yer verildi.
Buna göre muhasebe fişlerini elektronik ortamda düzenlenmesinin tercih edilmesi durumunda söz konusu fişlerde asgari bulunması zorunlu bilgiler şöyle;
- Mükellefin Adı/Soyadı veya Unvanı ile VKN veya TCKN’sı,
- Fişin Türü (Tahsil/Tediye/Mahsup),
- Fişin Düzenleme Tarihi (Gün/Ay/Yıl),
- Fişin Düzenleme Zamanı (Saat ve Dakika),
- Fişin Numarası (Müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir),
- Fişin Ait Olduğu Yevmiye Madde Numarası,
- Borçlu Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte),
- Borçlu Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte),
- Borçlu Hesabın Tutarı,
- Alacaklı Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte),
- Alacaklı Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte),
- Alacaklı Hesabın Tutarı,
- Fişin Borç Toplamı,
- Fişin Alacak Toplamı,
- Fişin Sayfa Numarası (İlgili Sayfa No / Toplam Sayfa No şeklinde),
- Alacaklı ve Borçlu Hesaplar Bazında Açıklama,
- Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası
Muhasebe fişlerinin standart belge formatında (xml, pdf içi xml, pdf, txt, csv, json vb) olması gerekmekte.
Bilgisayarlı muhasebe programlarında düzenlenip, genel tanınırlığa sahip belge formatına dönüştürülen, kâğıt çıktısı alınmadan muhafaza ve ibraz edilmek istenen fişler, standart belge formatlarına uygun olmak koşuluyla, elektronik ortamda düzenlenmiş olarak kabul edilecek.
Elektronik muhasebe fişlerinin, defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden SMMM’ler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda SMMM’e ait NES veya Mali Mühürle, mükellefin kendisi veya işletmesinde istihdam ettiği SMMM tarafından gerçekleştirildiği durumlarda ise mükellefin kendisi veya işletme bünyesinde istihdam ettiği meslek mensubuna ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekecek.
Elektronik muhasebe fişlerinin düzenlenmesi ve bu fişlerin yasal defterlere aktarılmasında VUK’nun 219. Maddesindeki hükümler başta olmak üzere gerek VUK’nun diğer maddeleri gerekse ilgili mevzuatlarında belirlenen hükümlere uyulması gerekiyor.
Her bir muhasebe fişinin ayrı ayrı olarak onaylanması esas olmakla birlikte aynı tarihe ait muhasebe fişlerinin aynı elektronik dosya içinde topluca elektronik ortamda NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylanması da mümkün.
ilgili kılavuza ulaşmak için tıklayınız.
Kaynak: Gümrük TV
